El proceso de licitación paso a paso comprende diez fases que van desde la búsqueda de una oportunidad hasta la formalización del contrato con la Administración. Esta guía explica cada fase con los plazos mínimos fijados por la LCSP 9/2017 y los errores más habituales que provocan exclusión.
Proceso de licitación pública
- Número de fases
- 10
- Regulación
- Ley 9/2017 (LCSP)
- Duración media
- 1 a 6 meses
- Plazo mínimo proposiciones
- 10 días hábiles (super simplificado)
- Plazo SARA
- 35 días para obras, suministros y servicios
- Plataforma estatal
- Plataforma de Contratación del Sector Público
- Documento clave
- Declaración responsable (DEUC)
- Registro recomendado
- ROLECE
Resumen rápido del proceso de licitación paso a paso
El proceso de licitación paso a paso tiene diez fases: detección de la oportunidad, lectura del pliego, comprobación de solvencia, alta en el ROLECE, preparación de documentación, redacción de la oferta técnica y económica, presentación electrónica, mesa de contratación, requerimiento al mejor valorado y formalización del contrato1. Cada fase tiene plazos y requisitos distintos fijados por la LCSP.
Una licitación pública es un proceso reglado. La Administración publica un anuncio, define qué contrato quiere adjudicar y abre un plazo para que las empresas interesadas presenten ofertas. El proceso de licitación paso a paso que describe este artículo recoge las diez fases que sigue cualquier expediente, con independencia de si se trata de un contrato menor, un abierto simplificado o un procedimiento SARA.
Conocer el proceso de licitación paso a paso es la mejor defensa frente a la exclusión por motivos formales. La mayoría de pymes que se presentan por primera vez no pierden por mala oferta económica, sino por errores en documentación administrativa, plazos pasados por alto o solvencia mal acreditada.
Las 10 fases del proceso de licitación paso a paso
Las diez fases del proceso de licitación paso a paso son, en orden: detectar la oportunidad, analizar el pliego, comprobar solvencia, inscribirse en el ROLECE, preparar la documentación administrativa, redactar la oferta técnica y económica, presentar electrónicamente, esperar la apertura de sobres, atender el requerimiento previo a adjudicación y firmar la formalización del contrato1.
Fase 1. Detectar la oportunidad
El proceso de licitación paso a paso empieza cuando una empresa detecta una licitación publicada que encaja con su actividad. Las fuentes oficiales son la Plataforma de Contratación del Sector Público, los perfiles del contratante de cada organismo y, en contratos SARA, el Diario Oficial de la Unión Europea (DOUE). También existen buscadores especializados y alertas automatizadas que filtran por códigos CPV.
Resultado esperado: identificación del expediente, descarga del anuncio y del pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP).
Fase 2. Analizar el pliego
El pliego es el documento que regula cada licitación. Se compone habitualmente del pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP) y del pliego de prescripciones técnicas (PPT). De su lectura se extraen la solvencia exigida, los criterios de adjudicación, las garantías y los plazos aplicables. Un pliego mal interpretado es la causa más frecuente de oferta inválida2.
Resultado esperado: decisión argumentada de presentarse o no, con un listado de documentos que habrá que preparar.
Fase 3. Comprobar solvencia económica y técnica
La solvencia es el conjunto de requisitos que acreditan que la empresa tiene capacidad suficiente para ejecutar el contrato. Se divide en solvencia económica (cifra de negocios, patrimonio neto, seguros) y solvencia técnica (experiencia en contratos similares, medios humanos y materiales, certificaciones). El pliego fija el umbral exigido. Si la empresa no lo cumple sola, puede recurrir a una UTE o a medios externos.
Resultado esperado: verificación de que la empresa cumple la solvencia o decisión de constituir UTE para alcanzarla.
Fase 4. Inscripción en el ROLECE
El Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público (ROLECE) simplifica el proceso de licitación paso a paso: una empresa inscrita no tiene que aportar escrituras, poderes ni certificados en cada contrato porque la Administración accede directamente a los datos del registro. Es obligatorio en procedimientos abiertos simplificados y recomendable en cualquier otro. El alta puede gestionarse en menos de 48 horas con asesoramiento especializado.
Resultado esperado: certificado del ROLECE vigente que acredita la personalidad jurídica, la solvencia y la ausencia de prohibiciones de contratar.
Fase 5. Preparar la documentación administrativa
La documentación administrativa del proceso de licitación paso a paso es el sobre «A» o el equivalente electrónico. Contiene la declaración responsable (DEUC) en la mayoría de procedimientos, certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, poder de representación y, cuando procede, acreditación de la UTE. En el procedimiento abierto simplificado no se exige DEUC pero sí otros documentos específicos del artículo 159 LCSP3.
Fase 6. Redactar la oferta técnica y económica
La oferta técnica describe cómo la empresa ejecutará el contrato: metodología, equipo asignado, mejoras propuestas y compromisos ambientales o sociales. La oferta económica recoge el precio ofertado y su desglose. En procedimientos con criterios sujetos a juicio de valor, la oferta técnica puede pesar hasta el 25% de la puntuación total en el abierto simplificado4.
Resultado esperado: dos documentos estructurados conforme al pliego y listos para subir a la plataforma electrónica.
Fase 7. Presentación electrónica en la plataforma
La presentación es íntegramente electrónica desde la entrada en vigor de la LCSP 9/2017. El licitador sube los sobres a la plataforma del órgano de contratación (habitualmente la Plataforma de Contratación del Sector Público) usando certificado digital o firma en la nube. El plazo termina a la hora exacta fijada en el anuncio: un minuto de retraso invalida todo el trabajo realizado durante el proceso de licitación paso a paso, sin excepciones.
Fase 8. Mesa de contratación y apertura de sobres
La mesa de contratación es el órgano colegiado que evalúa las ofertas. Abre primero el sobre administrativo, después el de criterios subjetivos y finalmente el de oferta económica. En el procedimiento abierto simplificado, si hay criterios dependientes de juicio de valor, los servicios técnicos valoran las proposiciones en un plazo no superior a 7 días4.
Fase 9. Requerimiento al licitador mejor valorado
Cuando la mesa identifica la oferta ganadora, la Administración requiere al licitador para que aporte documentación previa a la adjudicación: certificados actualizados, garantía definitiva (normalmente 5% del importe de adjudicación) y, si aplica, acreditación de medios específicos. El plazo habitual es de 7 días hábiles4. No atender este requerimiento en plazo equivale a desistir del contrato.
Fase 10. Formalización del contrato
La última fase del proceso de licitación paso a paso es la firma del contrato. Presentada la garantía definitiva, en un plazo no superior a 5 días se adjudica el contrato al licitador propuesto y se procede a su formalización4. En contratos SARA existe un periodo de espera adicional de 15 días hábiles antes de la firma para permitir la interposición del recurso especial en materia de contratación. La ejecución del contrato se inicia normalmente en el plazo máximo de un mes desde la formalización.
Plazos oficiales según tipo de procedimiento
El plazo mínimo de presentación de ofertas varía según el procedimiento: 35 días naturales en procedimientos SARA de obras, suministros y servicios; 15 días en procedimiento abierto simplificado (20 en obras); 10 días hábiles en procedimiento abierto super simplificado; y 5 días hábiles para compras corrientes de bienes disponibles en el mercado5.
Tabla 1. Plazos mínimos de presentación de ofertas según la LCSP 9/2017
| Procedimiento | Tipo de contrato | Plazo mínimo | Cómputo |
|---|---|---|---|
| Abierto SARA | Obras, suministros, servicios | 35 días naturales | Desde envío anuncio al DOUE |
| Abierto SARA | Concesiones de obras y servicios | 30 días naturales | Desde envío anuncio al DOUE |
| Abierto no SARA | Obras | 26 días naturales | Desde publicación en perfil del contratante |
| Abierto no SARA | Suministros, servicios | 15 días naturales | Desde publicación en perfil del contratante |
| Abierto simplificado | Suministros, servicios | 15 días naturales | Desde publicación en perfil del contratante |
| Abierto simplificado | Obras | 20 días naturales | Desde publicación en perfil del contratante |
| Abierto super simplificado | Todos los tipos | 10 días hábiles | Desde publicación en perfil del contratante |
| Abierto super simplificado | Compras corrientes | 5 días hábiles | Desde publicación en perfil del contratante |
| Restringido SARA | Solicitudes de participación | 30 días naturales | Desde envío anuncio al DOUE |
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Los plazos indicados son los mínimos legales; el órgano de contratación puede fijar plazos superiores cuando la complejidad del contrato lo justifique5.
Factores que cambian el proceso de licitación paso a paso
El proceso de licitación paso a paso se modifica según cuatro factores clave: valor estimado del contrato (determina si aplica SARA), tipo de contrato (obras, servicios, suministro, concesión), procedimiento elegido por el órgano de contratación y si el expediente se tramita de forma ordinaria, urgente o emergente. Cada combinación altera plazos, publicidad y documentación5.
Valor estimado: umbral SARA
Si el valor estimado del contrato supera los umbrales fijados por la Unión Europea, el contrato se somete a regulación armonizada (SARA). Esto obliga a publicación en el DOUE, plazos mínimos más largos y posibilidad de recurso especial en materia de contratación. Los umbrales se actualizan cada dos años.
Tipo de contrato y solvencia exigida
Los contratos de obras de valor estimado igual o superior a 500.000 € requieren clasificación empresarial obligatoria, lo que añade una fase previa al proceso. Los contratos de servicios y suministros raramente exigen clasificación, pero sí acreditación de solvencia específica.
Tramitación ordinaria, urgente o emergente
La tramitación urgente reduce plazos a la mitad en la mayoría de procedimientos, salvo excepciones tasadas (como el abierto simplificado, donde los plazos no se reducen pese a declararse urgente el expediente6). La tramitación de emergencia permite adjudicar directamente sin procedimiento cuando hay riesgo grave e inminente.
Errores comunes que provocan exclusión
Los errores más frecuentes durante el proceso de licitación paso a paso son: presentar fuera de plazo, no acreditar correctamente la solvencia exigida, omitir documentación obligatoria del sobre administrativo, firmar el DEUC con un apoderado sin poder bastante y no constituir la garantía definitiva en los 7 días hábiles del requerimiento previo a adjudicación4.
- Presentar fuera de plazo: la plataforma electrónica no admite ofertas un minuto después de la hora fijada, sin excepciones.
- Solvencia mal acreditada: aportar certificados que no coinciden exactamente con los requisitos del pliego supone rechazo sin subsanación en muchos casos.
- DEUC mal firmado: si firma un apoderado sin poder bastante inscrito, la declaración responsable se considera nula.
- No atender el requerimiento en plazo: siete días hábiles son siete; pasado el plazo sin respuesta, la Administración entiende desistimiento y adjudica al siguiente mejor clasificado.
- Error en el cálculo de la garantía definitiva: se constituye sobre el importe de adjudicación sin IVA, normalmente al 5%, no sobre el presupuesto base.
- Obviar las aclaraciones publicadas: el órgano de contratación puede publicar aclaraciones durante el plazo de presentación que modifican el pliego. No revisarlas equivale a trabajar con información desactualizada.
Preguntas frecuentes sobre el proceso de licitación paso a paso
¿Cuánto dura el proceso de licitación paso a paso desde la publicación hasta la firma?
La duración varía entre 1 y 6 meses según el procedimiento. En un abierto simplificado habitual, desde publicación hasta formalización pueden pasar entre 6 y 10 semanas. En un procedimiento SARA con recursos interpuestos, el plazo puede superar los 4 meses.
¿Puede una pyme completar el proceso de licitación sola?
Sí, legalmente puede. En la práctica, el volumen documental y el conocimiento de plazos hacen que muchas pymes contraten asesoramiento especializado para evitar errores administrativos que suponen exclusión antes incluso de valorar la oferta económica.
¿Qué ocurre si me presento sin estar inscrito en el ROLECE?
En procedimientos abiertos simplificados, el artículo 159.4 LCSP exige la inscripción en el ROLECE en la fecha final de presentación de ofertas, salvo justificación de que el registro no ha resuelto en plazo3. En otros procedimientos la inscripción no es obligatoria pero agiliza el proceso.
¿Se puede modificar una oferta una vez presentada?
Solo hasta el cierre del plazo de presentación. Dentro de ese plazo, el licitador puede retirar la oferta anterior y presentar una nueva. Tras el cierre, la oferta queda firme y no se admiten modificaciones.
¿Cuánto cuesta participar en una licitación pública?
No hay tasa de participación. Los costes son indirectos: tiempo del equipo, preparación documental, garantía definitiva del 5% si se gana y, en su caso, honorarios de asesoría. El recurso especial en materia de contratación también es gratuito.
¿Qué es la garantía definitiva y cuándo se constituye?
La garantía definitiva es un aval o depósito del 5% del importe de adjudicación (sin IVA) que se constituye tras el requerimiento previo a la adjudicación, dentro del plazo de 7 días hábiles. Se devuelve al finalizar el contrato si no hay incidencias.
¿Qué hago si considero que la adjudicación no es correcta?
Se puede interponer recurso especial en materia de contratación en 15 días hábiles ante el tribunal administrativo competente, o bien el recurso administrativo ordinario según el caso. El recurso especial es gratuito y suspende la formalización del contrato.
¿Qué diferencia hay entre apertura de sobre administrativo, técnico y económico?
El sobre administrativo contiene la declaración responsable o DEUC, el técnico recoge la propuesta metodológica valorada con juicio de valor, y el económico incluye el precio y los criterios automáticos. Se abren en ese orden para evitar que el precio condicione la valoración técnica.
¿Cuántas licitaciones puede ganar una empresa al año?
No hay límite legal. La capacidad real depende de la solvencia acumulada, el volumen de ejecución simultánea que el equipo pueda asumir y, en contratos SARA, la dimensión económica aprobada por la empresa.
¿El proceso de licitación paso a paso es igual en todas las comunidades autónomas?
La LCSP es norma básica estatal, por lo que el proceso es esencialmente el mismo. Las comunidades autónomas pueden añadir requisitos específicos (como registros propios de licitadores), pero no pueden contradecir los plazos y procedimientos fijados por la ley estatal.
Fuentes
- BOE. Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Boletín Oficial del Estado núm. 272, 9 noviembre 2017.
- Administración General del Estado. Contratación pública: plazo y documentación en la participación en licitaciones. Punto de Acceso General.
- Vademecum Legal. Regulación del procedimiento abierto simplificado en la LCSP (artículo 159).
- Gobierto. Los plazos en la Ley de Contratos del Sector Público.
- Contratos del Sector Público. Guía FÁCIL CSP: los plazos de licitación en la Ley 9/2017.
- Derecho Local. Plazos en la tramitación urgente del procedimiento abierto simplificado.
